El Protocolo Familiar
Este documento es un acuerdo o conjunto de pactos y reglas que aceptan todos los miembros de la familia, para garantizar la continuidad de la empresa familiar y dar una solución a los problemas que puedan surgir y afectar a las relaciones profesionales, económicas y personas entre la familiar y la empresa.
El protocolo familiar sirve para sentar las bases y las normas que regirán el funcionamiento y el futuro de la empresa familiar. Queda declarado, lo fundamental que es por tanto redactar el protocolo familiar con anticipación y no olvidar revisarlo periódicamente en el tiempo, con el fin de adaptarlo a los cambios empresariales y familiares.
Proceso de elaboración del protocolo familiar
Para elaborar el un protocolo familiar hay varias opciones, la primera contar con expertos en la materia y externalizar todo el proceso, o por el contrario seguir la propia empresa este proceso de elaboración, que se distingue en tres fases:
- Fase debate y discusión: los miembros de la empresa familiar en esta primera fase deben reflexionar sobre los temas que pueden resultar problemáticos en un futuro.
- Fase establecimiento de acuerdos: en esta etapa los miembros de la familiar deben alcanzar unos acuerdos mínimos sobre los temas que han ido tratando y se irán integrando en un borrador del protocolo.
- Fase desarrollo de los acuerdos: en esta última fase se formalizarán el protocolo familiar de la empresa una vez que se haya aprobado, con la elaboración de todos los documentos legales que sean necesarios para garantizar su eficacia jurídica.
El contenido del protocolo familiar no es algo cerrado, como ya hemos comentado puede regularse cuando la familia estime oportuno.
Estructura del protocolo familiar
La estructura de un protocolo familiar dependerá mucho de la empresa que lo elabora, siguiendo las relaciones que quiere establecer entre su organización y la familiar.
Normalmente un protocolo familiar debe incluir los siguientes puntos:
- Preámbulo: en este apartado debe incluir el número de miembros de la empresa familiar, una breve historia de la organización, definiciones para aclarar conceptos y normas de actuación.
- Capítulo I: incluir el ámbito de aplicación, la naturaleza constituyente y los valores de la empresa.
- Capítulo II: aclarar el consejo de Familia, la Junta General de socios, el Consejo de Administración, la Dirección General y el Comité de Nombramientos.
- Capítulo III: especificar las condiciones de acceso al trabajo, la formación y orientación profesional.
- Capítulo IV: establecer todos los derechos económicos de la empresa, como la cotización en mercados, la política de dividendos, el derecho de salida individual, etc.
- Capítulo V: declarar la conducta empresarial y el compromiso social de la organización.
- Capítulo VI: poner las cláusulas de orden de la empresa como la estructura jurídica, adhesiones de protocolo y el arbitraje.
Objetivos del protocolo familiar
El protocolo familiar sirve para proteger los intereses de la organización y para saber cómo actuar en determinadas situaciones.
Los objetivos de este documento son:
- Facilitar la sucesión de la empresa a las siguientes generaciones, asegurando su continuidad.
- Evitar conflictos y peleas entre los familiares de la empresa, prefijando así el modo de actuar para resolver los posibles problemas.
- Fijar las pautas de actuación de la empresa familiar en un futuro con la planificación de la estratégica y las líneas de actuación.
- Favorecer a la próxima generación a una mayor participación en el negocio familiar.
- Armonizar la vida familiar con la empresa.
Para comprender el protocolo familiar que el Máster en Dirección de la Empresa Familiar de ID Digital School, incluye una asignatura que aborda toda su problemática en detalle.
Es de tal importancia el protocolo familiar que la reciente Resolución de la Dirección General de Registros y del Notario de 26 de junio de 2018 ha resultado favorable la posibilidad de incluir en los estatutos sociales, el cumplimiento de este documento previamente elevado a escritura pública.
Esta resolución lo que hace es dotar de mayor eficacia al protocolo familiar e imponer su cumplimiento a todos los socios que hayan firmado el documento, consiguiendo de esta forma asociar el incumplimiento del protocolo por parte de algún socio con la posibilidad de excluirlo legalmente de la empresa.
Pese a la importancia del protocolo familiar, algunos fundadores no son partidarios de implantar este documento en su empresa, pues consideran que en el proceso de comunicación para elaborarlo se romperá la armonía familiar.
El protocolo familiar y la sucesión en la empresa familiar
La empresa familiar es el tipo de empresa más frecuente, además de ser la que más PIB genera. La complejidad que presentan estas organizaciones es el hecho de estar dirigidas por un grupo familiar, lo que supone un reto de continuidad en los momentos de sucesión o transición generacional.
En este proceso de sucesión empresarial, uno de los momentos decisivos es cuando el líder o fundador se retira. No se debe plantear como un momento puntual, sino que hay que ir desarrollando un proceso planificado.
Los modelos de sucesión actuales comienzan mucho antes de que el sucesor (o sucesores) se coloque a la cabeza de la organización y termina años después de que el predecesor se retire. La continuidad de la empresa familiar exige una planificación adecuada en todo lo relativo a las relaciones actuales y futuras entre la empresa y la familia.
Por lo tanto, las empresas familiares deben plantearse cómo serán en el futuro las relaciones entre los miembros de la familia e intentar regular asuntos que pueden producir problemas.
La mejor manera de evitar estos problemas en un futuro es desarrollar un proceso de consenso familiar, con la elaboración de un código o normas de conducta aceptado por todos los miembros de la familia, es precisamente como hemos explicado en detalle el Protocolo Familiar.
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