Este documento es un acuerdo o conjunto de pactos y reglas que aceptan todos los miembros de la familia, para garantizar la continuidad de la empresa familiar y dar una solución a los problemas que puedan surgir y afectar a las relaciones profesionales, económicas y personas entre la familiar y la empresa.
El protocolo familiar sirve para sentar las bases y las normas que regirán el funcionamiento y el futuro de la empresa familiar. Queda declarado, lo fundamental que es por tanto redactar el protocolo familiar con anticipación y no olvidar revisarlo periódicamente en el tiempo, con el fin de adaptarlo a los cambios empresariales y familiares.
Para elaborar el un protocolo familiar hay varias opciones, la primera contar con expertos en la materia y externalizar todo el proceso, o por el contrario seguir la propia empresa este proceso de elaboración, que se distingue en tres fases:
El contenido del protocolo familiar no es algo cerrado, como ya hemos comentado puede regularse cuando la familia estime oportuno.
La estructura de un protocolo familiar dependerá mucho de la empresa que lo elabora, siguiendo las relaciones que quiere establecer entre su organización y la familiar.
Normalmente un protocolo familiar debe incluir los siguientes puntos:
El protocolo familiar sirve para proteger los intereses de la organización y para saber cómo actuar en determinadas situaciones.
Los objetivos de este documento son:
Para comprender el protocolo familiar que el Máster en Dirección de la Empresa Familiar de ID Digital School, incluye una asignatura que aborda toda su problemática en detalle.
Es de tal importancia el protocolo familiar que la reciente Resolución de la Dirección General de Registros y del Notario de 26 de junio de 2018 ha resultado favorable la posibilidad de incluir en los estatutos sociales, el cumplimiento de este documento previamente elevado a escritura pública.
Esta resolución lo que hace es dotar de mayor eficacia al protocolo familiar e imponer su cumplimiento a todos los socios que hayan firmado el documento, consiguiendo de esta forma asociar el incumplimiento del protocolo por parte de algún socio con la posibilidad de excluirlo legalmente de la empresa.
Pese a la importancia del protocolo familiar, algunos fundadores no son partidarios de implantar este documento en su empresa, pues consideran que en el proceso de comunicación para elaborarlo se romperá la armonía familiar.
La empresa familiar es el tipo de empresa más frecuente, además de ser la que más PIB genera. La complejidad que presentan estas organizaciones es el hecho de estar dirigidas por un grupo familiar, lo que supone un reto de continuidad en los momentos de sucesión o transición generacional.
En este proceso de sucesión empresarial, uno de los momentos decisivos es cuando el líder o fundador se retira. No se debe plantear como un momento puntual, sino que hay que ir desarrollando un proceso planificado.
Los modelos de sucesión actuales comienzan mucho antes de que el sucesor (o sucesores) se coloque a la cabeza de la organización y termina años después de que el predecesor se retire. La continuidad de la empresa familiar exige una planificación adecuada en todo lo relativo a las relaciones actuales y futuras entre la empresa y la familia.
Por lo tanto, las empresas familiares deben plantearse cómo serán en el futuro las relaciones entre los miembros de la familia e intentar regular asuntos que pueden producir problemas.
La mejor manera de evitar estos problemas en un futuro es desarrollar un proceso de consenso familiar, con la elaboración de un código o normas de conducta aceptado por todos los miembros de la familia, es precisamente como hemos explicado en detalle el Protocolo Familiar.
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